O que é um mapeamento de processos e porque isso pode ser um diferencial na sua empresa?

Toda empresa precisa mapear seus processos, e se você ainda não faz isso, a eficiência da sua empresa está comprometida. Nesse artigo você vai aprender o que são processos, como mapeá-los e otimizá-los para agilizar e melhorar o andamento do seu negócio.

O que são processos?

Processos são atividades sequenciadas que possuem como ponto de partida uma necessidade ou um evento que faça com que essas atividades precisem ser executadas, possuindo um resultado final desejado. Tais atividades são executadas por um ou mais atores que interagem para chegar no objetivo esperado e ocorrem de modo cíclico em geral, diferente de um projeto que possui um período de duração finito.

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos nada mais é do que uma forma visual e fácil de se compreender um processo, contendo suas etapas, alternativas e documentos necessários para sua execução. Para conseguir mapear um processo, é necessário inicialmente entender seu objetivo e quais passos devem ser seguidos para conseguir alcançá-lo. O mapeamento de um processo é importante para qualquer pessoa conseguir compreender como executar certa atividade. Este mapeamento geralmente é feito com o uso de fluxogramas, que é basicamente uma modelagem visual do processo.

Vantagens em mapear seus processos

Fornece controle superior de resultados.
Facilita a visão do processo completo para os colaboradores.
Auxilia na hora de encontrar gargalos e desperdícios.
Define um fluxo de trabalho de fácil compreensão.
Faz com que a tomada de decisão seja feita com base em dados e resultados.
Padronização de atividades.

Como analisar os processos

Após mapear seus processos, deve ser realizada uma análise de todos os passos com ajuda dos colaboradores que o executam, para entender quais as limitações existentes e encontrar a raiz principal do problema.

Tendo os problemas sido identificados, basta implementar mudanças necessárias, podendo esta ser a mudança da ordem de operação ou a implementação de novos recursos ao processo. É importante levar sempre em consideração o resultado final do processo e sua qualidade, onde o consumidor final não pode sentir uma diferença negativa no produto ou serviço final.

Após o redesenho dos processos, começa a implementação das mudanças. Isso pode acontecer de forma mais fácil com uma comunicação clara com a equipe de execução do projeto e a disposição do responsável pela mudança.

Revisão e refinamento dos processos

Após a execução dos passos anteriores, é normal que apareçam alguns erros e problemas, e essa etapa está aqui para soluciona-los e avaliar o quão positiva foi a mudança.

Uma vez realizado estes passos, um ciclo de vida de um processo acabou. Mas, como diz o nome, é um ciclo de processo. É sempre encorajado revisitar estes passos periodicamente pois, quase sempre se encontrará algo novo para se implementar, podendo ser uma nova tecnologia/sistema ou até mesmo uma ideia que não havia surgido anteriormente. Essa revisão periódica pode ser uma forma de encontrar possíveis economias para empresa e melhor qualidade de trabalho para os colaboradores. A imagem abaixo representa o ciclo de vida dos processos.

A importância dos processos para um BPO financeiro

Todas empresas, por mais que não oficialmente, possuem um processo interno girando dentro dela. Para um BPO financeiro, é muito importante entendermos o processo principal da empresa para que possamos cuidar e fiscalizar todas as etapas em uma perspectiva financeira e assim evitar possíveis erros e, até mesmo, gastos desnecessários.